Proč zálohovat data z prostředí Microsoft 365

Bezpečnost je téma, které v posledních týdnech a měsících v éteru rezonuje více, než jsme byli doposud zvyklí. NÚKIB vydává upozornění na bezpečnostní rizika stále častěji a stále s vyšší naléhavostí. Protože to s bezpečností našich klientů myslíme opravdu vážně, připravili jsme na konci února článek, který nejen, že upozorňuje na aktuální kdybernetická rizika, ale také obsahuje seznam doporučení, díky kterým se dá riziko útoku snížit. Jedním z doporučovaných opatření je také Dodržovat pravidlo zálohování 3 – 2 – 1 (mít alespoň 3 kopie vašich dat, včetně 2 lokálních kopií a 1 kopie dat uložená mimo organizaci).

Zamysleli jste se někdy nad tím, jakou cenu pro Vás mají data, se kterými denně pracujete? S ohledem na rychlý a hektický svět by vám tato data dramaticky chyběla již po pár dnech – nemožnost vytvářet navazující dokumenty, posílat e-maily či pracovat s kontakty.

Skutečná hodnota dat se ukáže neprodleně po té, co firma zjistí, že o ně nenávratně přišla

Součástí licencí Microsoft 365 je zálohování a možnost obnovy některých dat již zakomponována:

• ochrana proti ztrátě dat vlivem hardwarového výpadku či jiné katastrofy (dlouhodobá ochrana na úrovni datových center Microsoftu)
• možnost obnovit smazané emaily až 30 dní po smazání z odstraněné pošty
• verzování dokumentů pro uživatele SharePointu
• v rámci SharePointu je k dispozici dvouúrovňový koš, kdy Administrátor účtu Microsoft může z druhé úrovně koše obnovit odstraněné soubory, pokud jsou smazány uživatelem z koše první úrovně (až 93 dní)
• možnost nastavení upozornění při odstraňování většího objemu dat
• možnost řízení uchovávání dat pomocí retenčních politik
• zálohy SharePointu provádí Microsoft každých 12 hodin a jsou drženy 14 dní. Tyto zálohy si můžete vyžádat, na jejich obnovení má společnost Microsoft 30 dní
• každý uživatel může obnovit svůj OneDrive, a to buď konkrétní soubory nebo vše z určitého dne

Proč tedy dělat vlastní zálohu prostředí Microsoft 365?

Jak jsem uvedl, Microsoft do prostředí M365 integroval mnoho ochranných prvků, které si koncoví uživatelé mohou dle potřeb nastavit ze své strany, a svá data tak zabezpečit. Úroveň bezpečnostních prvků není závislá pouze na Microsoftu, ale také na správném nastavení prostředí, volbě vhodného způsobu ochrany uživatelských účtů a v neposlední řadě je závislé také na uživatelích samotných a na tom, jak budou tato bezpečnostní pravidla dodržovat. Upřímně, po uskutečněném Školení bezpečného chování, které pro uživatele provádíme, se všechno zdá hned snazší a jistější. S postupem času se však některé úkony mohou vrátit zpět do vyjetých kolejí a zvyků nebo jen klesne obezřetnost samotných uživatelů. Proto je potřeba nejen přijmout technická opatření, ale také opakovaně šířit osvětu. Jaké tedy hrozí nebezpečí ze strany uživatelů:

• napadení koncové stanice virem, hackerem, malwarem, což může způsobit ztrátu dat i v cloudových úložižtích
• smazání důležitých dat z neznalosti nebo neopatrnosti
• samovolné poškození důležitých souborů a následná nemožnost jejich otevření
• omyl, nešťastná náhoda, která vede ke smazání dat, emailů, souborů
• účelové svévolné jednání ze strany naštvaného zaměstnance, například při výpovědi
• ztráta, odcizení nezabezpečeného zařízení a otevřený přístup k datům

Netvrdím, že k uvedeným incidentům dochází každý den. Ale opět se zamyslete nad tím, jak dlouho byste, v lepším případě, vydrželi bez svých dat, v tom horším případě, kdybyste o svá data nenávratně přišli.

Naši zákazníci nám také v posledních dnech kladou dotazy, jak zálohovat data do úložišť mimo Evropu, nebo jak zálohy diverzifikovat k více poskytovatelům služeb. I s takovými požadavky umíme pomoct.

Odpovězte si na následující reálné scénáře:

• v jaké situaci se ocitnete, když vám malware/hackeři zašifrují soubory tak, že není možné je obnovit ani díky verzování? Ano, data obnoví Microsoft. Ale můžete si dovolit čekat 30 dní, než se ke svým datům znovu dostanete, a navíc již budou 30 dní stará? Pokud dojde k napadení e-mailové schránky, jste si jistí, že na to přijdete dříve, jak za 30 dní?
• co když se neoprávněná osoba dostane do prostředí Microsoft 365, kde začne škodit (mazat skupiny, mazat soubory, důležitá data atd.) a za jak dlouho si toho všimnete při tom množství dat, se kterým nyní pracujete? Některá data využíváte každý den. Jiná jednou za čas. To však neznamená, že by tato data byla méně důležitá. Spíš naopak.
• a co takové účelové jednání ze strany zaměstnance? Po jaké době na to přijdete, pokud bude data odstraňovat postupně?

Naše společnost se aktivně stará o desítky firem, které využívají nejen službeb Microsoft 365. Ze zkušeností, které jsme měli možnost za poslední roky načerpat, víme, že uvedené scénáře potenciální ztráty dat mohou nabývat velmi reálných rozměrů. Zpravidla stačí jeden „ztracený“ e-mail, jeden soubor, se kterým jsme zrovna potřebovali pracovat a panika roste. Teď si představte, že „přijdete“ o data celého uživatelského účtu.

Rizika z výše uvedených scénářů můžete eliminovat, pokud budete svá data zálohovat i mimo prostředí Microsoft 365. Jak funguje zálohování dat, abyste snížili rizika plynoucí z jejich ztráty, zcizení nebo poškození? Všechny uvedené scénáře bezpečně a jednoduše eliminujete pomocí služby DataClue Cloud Backup, která má tyto parametry:

• Pevně daná měsíční cena za uživatele (není nutné zálohovat celý Microsoft účet, ale jen uživatele, jejichž data pro vás mají nejvyšší hodnotu)
• Ochrana uchování dat volitelně po dobu 1, 3, 5 nebo 10 let
• Ochrana proti náhodnému vymazání dat či jiným omylům uživatelů
• Zabezpečení dat proti ransomware a škodlivým útokům
• Pro data z aplikací OneDrive, Exchange (e-maily, kontakty, kalendář), Teams, nebo SharePoint
• Neomezené úložiště
• Zjednodušená správa prostřednictvím jedné platformy
• Datová ochrana 24/7 pro naprostý klid
• Včetně podpory

Srovnání rozsahu zabezpečení dat v Microsoft 365 a DataClue Cloud Backup

Pokud vás tato služba zaujala, neváhejte se na nás obrátit a dáme vám ZDARMA celý měsíc na vyzkoušení služby.