V dnešní době si zcela rutinně přeposíláme svou práci s kolegy i externisty.
Otázka je jak efektivně a bezpečně.
Stává se, že různé informace a soubory plují z počítače do počítače a není zaručené, že všichni mají aktuální verzi. Ve svých počítačích mají mnohdy sami tvůrci souboru uložené dokumenty víckrát a ani si sami nejsou na první pohled jisti, která verze je ta pravá.
My pro vás máme elegantní řešení, které si poradí nejen se společnou úpravou dokumentů, ale zároveň vám vyřeší spoustu dalších situací. Propojí aplikace a nástroje, které běžně používáte, a navíc vše zůstane pod kontrolou firmy, a tak se zamezí ztrácení dat i jejich přebývání.
Microsoft vyvinul sadu aplikací Microsoft 365, která zjednodušuje práci jednotlivcům i spolupráci v týmu. A tím napomáhá harmonii v celé společnosti.
Firma má velké úložiště a soubory si kolegové neukládají stále znovu do počítačů, ale efektivně se sdílí jeden dokument s kolegy i externisty. Jaké to má výhody?
Výhody společného úložiště a sdílení
- Eliminují se různé verze souborů – Existuje jen jeden dokument. Všichni ví, který soubor je aktuální. Nevznikají žádné duplicitní soubory a tím pádem ani chyby.
- Zefektivňuje se práce – Už není nutné čekat na kolegu, až zavře upravovaný soubor. Šetří se čas a složitě se nespojují různé verze souborů.
- Zamezí se dohadům a nejasnostem – Váš kolega upravil větu a vy nevíte proč. Díky společnému chatu se vyhnete nejasnostem i přepisování vět stále dokola.
- Dokumenty jsou pod kontrolou – Posílání souboru jako příloha v e-mailu, nebo nahrávání dokumentů na servery typu „Uložto“ není bezpečné. Sdílení prostřednictvím Office 365 ovšem bezpečné je. V pokročilejším nastavení je možné dokonce zabezpečit dokument tak, aby nešel stáhnout. Citlivé údaje je tak složitější zkopírovat a poslat třetí straně.
- Dokumenty navždy patří firmě – Stává se, že po odchodu zaměstnance se ztratí jeho práce, protože nikdo neví, kde je uložená. Sdílený dokument přes Office 365 má ovšem hlavního vlastníka – firmu. A tak vždy budete vědět, kde soubory zaměstnanců jsou.
- Jednoduché udělení oprávnění a zase odebrání – V případě odchodu nebo přechodu kolegy z týmu do týmu, stačí pár kliknutí a zaměstnanec ztratí nepotřebný přístup do úložiště jednoho týmu a získá oprávnění do týmu jiného.
Zaujalo vás toto řešení?
Možnosti sdílení
Nechcete, aby vám do dokumentů zasahovali externí uživatelé příliš nebo vůbec? Ještě před nasdílením zabezpečeného souboru nastavte dobu platnosti odkazu.
A také tzv. úroveň oprávnění, tedy co může a nemůže se souborem dělat.Možnosti úrovně oprávnění
Možnosti úrovně oprávnění
- Zobrazení dokumentu – Uživatel zaslaný soubor pouze uvidí, ale nemůže v něm dělat žádné změny.
- Komentování dokumentu – v této úrovni je možné komentovat například pasáže textu a debatovat s ostatními členy v chatu o celém dokumentu i dílčích částech.
- Editování dokumentu – Uživatel má stejný přístup jako interní kolega. Může upravovat text, navrhovat změny a debatovat s dalšími v chatu.
Zajímá vás kompletní řešení vašich IT procesů?
Office 365 zjednodušuje práci
Office 365 zjednodušuje práci
Součástí balíčku je ale také firemní kalendář, vlastní To Do List a Planner, soukromé i firemní úložiště souborů, nástroj na spolupráci Teams, firemní chat a mnoho dalšího. Největší výhodou všem nástrojů je jejich vzájemná kompatibilita, která zjednodušuje práci svou přehledností i tím, že se některé změny chytře propisují do dalších aplikací, čímž výrazně šetří čas.
Office 365 získáte za přiměřené předplatné 300 Kč na uživatele za měsíc.
Zaujalo vás toto koncepční řešení? Přečtěte si naše další články.
S naší pomocí nastavíme řád, který podpoří pracovní návyky vašich podřízených.
