Doplňte mi každý za sebe rozpočet do této tabulky.
Známá situace, která mate, zdržuje případně znervózňuje všechny, kteří jsou do ní zapojení. Každý zaměstnanec si dokument ukládá ve svém počítači, upravuje ho a posílá zpět do hromadné konverzace. A vlastníkovi dokumentu se sejde několik souborů, které musí kompletovat, což trvá dlouho a vznikají chyby.
Cesta ke spolupráci
Doba se posunula. Společná úprava a přeposílání souborů je ve firmách každodenní chleba. Microsoft vyvinul sadu nástrojů Office 365, které vám společnou práci výrazně ulehčí.
Představte si situaci…
Máte jeden dokument, který je jasně zařazený v příslušné podsložce a řádně zabezpečený.
Soubor, ke kterému má přístup celý tým a který se dá poslat i dalším lidem mimo firmu a navíc bezpečně. Nic se nikam nestahuje, ani se nevytváří další kopie, existuje jen jedna verze, ve které všichni pracují.
Najednou nevzniká žádná pochybnost, kde je správný soubor uložený. To šetří čas zaměstnanců i náklady firmy. Zní to jednoduše? Může to takové být.
Dejte zaměstnancům nástroje, díky kterým získáte náskok.
Jak funguje ukládání firemních souborů?
Microsoft vyvinul pro potřeby firem komplexní balíček Microsoft Office 365, který propojuje různé aplikace a nástroje ,nejen Microsoftu.
Ukládání souborů s ním funguje na několika úrovních:
Existuje firemní úložiště s obrovským úložištěm dat.
- Jednotlivé firemní týmy (marketingový tým, účtárna, technické oddělení) mají svoje vlastní interní soubory. K citlivým informacím tak má přístup jen ten, kdo je potřebuje. A navíc je takové dělení výhodné pro vedoucí jednotlivých týmu i pro přehlednost zaměstnanců.
- Dále má každý zaměstnanec svoje vlastní úložiště s kapacitou 1 TB pro svou vlastní firemní potřebu. Například si vytvoří dokument na svém OneDrivu, aby ho neviděl nikdo jiný. A až je text hotový, uloží ho do potřebné týmové složky, aby se k němu mohli vyjádřit ostatní.
Vše je elegantní, přehledné a logické.
Zjednodušte práci sobě i ostatním. Zrychlete firemní spolupráci. Dejte zaměstnancům nástroje, díky kterým získáte náskok.
Sdílení mimo firmu a tým
Ve chvíli, kdy je text interně schválený, pošle se dokument například externímu kolegovi nebo klientovi. O sdílení mimo firmu s balíčkem Office 365 si přečtěte v našem článku.
Součástí Microsoft Office 365 je například i firemní kalendář, vlastní Planner a To Do List, soukromé i firemní úložiště, firemní chat a mnoho dalšího. Celý systém je navíc propojený a tak se některé změny chytře propisují i do dalších aplikací, čímž výrazně šetří čas.
Office 365 získáte za předplatné kolem 300 Kč na uživatele za měsíc.
Zaujalo vás naše řešení?
Rádi vás řekneme o možnostech balíčku více. A uděláme vám nabídku přesně na míru.
Přečtěte si článek, proč si pořídit balíček přes českou společnost DataClue.
Komentáře jsou uzavřeny.