Stiskněte "Enter" pro přeskočení obsahu

Zajistěte, aby firemní data zůstala ve firmě

dataclueadmin 0

Nemusíte být nutně automobilka připravující nový model, abyste měli chtít udržet firemní data v tajnosti. Může se jednat o klíčové informace ohledně inovací, připravovaných projektů, marketingových aktivit nebo seznam kontaktů. To vše jsou data, která by měla zůstat z mnoha dobrých důvodů cizím očím pečlivě skryta.

Ačkoliv nejslabším článkem v ohledu bezpečnosti zůstává uživatel (slabé heslo, nezašifrovaný disk, neaktualizovaný systém), některá rizika mají systémový charakter.

Velmi často nastává situace, kdy zaměstnanci pro pracovní účely používají aplikace, na které jsou zvyklí ze soukromého života nebo aplikace třetích stran. Typicky se může jednat o soukromá úložiště (Google Disk, Dropbox, Úschovna.cz, Ulož.to, apod.), sdílené dokumenty, kalendáře, osobní flash disky či elektronické úkolníčky nebo nástroje pro správu projektů (např. Trello nebo Asana). Výjimkou není ani situace, kdy zaměstnanci společně komunikují po sociálních sítích a posílají si firemní soubory přes Messenger.

Nad soukromými aplikacemi a daty v nich uloženými firma nemá žádnou kontrolu. Nad aplikacemi třetích stran někdy ano, jindy omezeně nebo vůbec. Typický je stav, kdy do aplikace třetí strany má uživatel přístup i dlouho po odchodu z firmy z jediného důvodu, protože ho nikdo nesmazal. Firemní data tak mohou zůstat v extrémním případě rozeseta navždy na mnoha místech a firma s tím nemůže vůbec nic dělat.

Proč zaměstnanci používají svoje a cizí aplikace?

Důvod používání osobních nástrojů a aplikací třetích stran je jednoduchý. Zaměstnanci s nimi pracují jednak, protože se jedná o běžné nástroje, na které jsou zvyklí a které jim ulehčují práci a dále, protože srovnatelnou nebo lepší alternativu firma zkrátka nenabízí.

Je tedy řešením soukromé a cizí aplikace zakázat? Možná ano, ale zaměstnancům by se začalo hůře (a méně efektivně) pracovat a dříve či později by si našli cestu, jak zákaz obejít.

Lepší cestou je poskytnout zaměstnancům špičkové firemní nástroje, které jim ulehčí práci a se kterými se bude pohodlně pracovat.

Jedním z možných řešení je sada aplikací Office 365, které nabízí za přiměřenou cenu pohodlné nástroje, které se budou zaměstnancům dobře používat a které budou zároveň bezpečné. Nutnost používání soukromých aplikací tak bude minulostí.

Office 365 – kompletní řešení firemní komunikace

Sada cloudových aplikací Office 365 pokrývá kompletní komunikační potřeby jak malých, tak středních firem. Když budou mít všichni členové týmu včas správné informace a budou ve spojení, půjde práce lépe od ruky.

Řešení umožňuje bezpečné ukládání a sdílení dat, aby bylo vždy jasné, kdo má k čemu přístup. Díky spolupráci nad kancelářskými dokumenty v reálném čase může více uživatelů editovat jeden dokument zároveň. Třešničkou na dortu jsou aplikace pro správu úkolů (To-Do, Planner, Microsoft Project), firemní sociální síť a možnost telekonference.

Kromě výše uvedeného Office 365 poskytuje robustní řešení firemního e-mailu, sdílených kalendářů a vždy aktuální kancelářský balík Microsoft Office. Všechny nástroje jsou samozřejmě dostupné odkudkoliv. Práce z domu nebo z terénu je tak stejně jednoduchá jako práce z kanceláře.

To vše s výhodami cloudu a garancí Microsoftu, který se stará o zabezpečení v souladu s nejvyššími standardy, zálohování a správu. Řešení je možné škálovat od jednoho do stovek uživatelů. Přidání nebo smazání uživatele (a přístupů ke všem souborům) je otázkou několika kliknutí. Navíc odpadají investice do pořízení hardware a jeho správy.

Všechny výhody Office 365 získáte za přiměřené předplatné 300 Kč za uživatele za měsíc.

Chcete se dozvědět víc o tom, jak může Office 365 pomoci vaší firmě?

Komentáře jsou uzavřeny.