Stiskněte "Enter" pro přeskočení obsahu

Získejte kontrolu nad tím, ke kterým souborům mají zaměstnanci přístup

dataclueadmin 0

Sdílení souborů uvnitř firmy je jedním ze základních úloh, které by měla firemní IT infrastruktura uživatelům poskytovat. Jedním ze způsobů, které se v praxi s oblibou využívají, jsou sdílené disky umístěné na firemním souborovém serveru. Zaměstnanci mají přístup ke specifickému síťovému disku resp. složkám podle předem stanovených přístupových pravidel.

Vysoce sofistikovaným a s oblibou využívaným řešením je úložiště Sharepoint. Mnoho uživatelů vnímá Sharepoint jako firemní intranet. Jeho nastavení, správa a provoz ovšem znamená, že firma potřebuje specialistu, který bude prostředí udržovat. Pokud firma používá nebo plánuje používat Sharepoint pouze pro ukládání a sdílení firemních dokumentů, může se setkat s tím, že toto řešení bude neefektivní, zbytečně nákladné na provoz a pro uživatele těžce uchopitelné. Využívat čistě Sharepoint pouze pro ukládání a sdílení dat je totiž, jako jít s kanónem na vrabce.

Základním cílem sdíleného úložiště je poskytovat zaměstnancům řízeným způsobem přístup k souborům, které potřebují a naopak zamezit přístupu k souborům, které nepotřebují nebo nemají vidět. V malých firmách dokonce může existovat pouze jedna sdílená složka, do které mají přístup všichni zaměstnanci.

Přístupová pravidla (kdo má k čemu přístup) bývají zpravidla definována IT pracovníky na úrovni firemních oddělení (např. vedení, marketing, obchod, účetní) a jednotlivé přístupy uživatelů přiřazuje správce IT.

V praxi však čas od často nastává scénář, kdy zaměstnanec v průběhu času změní pracovní pozici. Může se jednat například o povýšení nebo změnu oddělení. V těchto situacích mnohdy sice zaměstnanec získá oprávnění k “novým” složkám, ale současně mu zůstává přístup k úložišti, kam by do budoucna již vidět neměl.

Vzhledem ke skutečnosti, že uživatelská práva přiřazuje IT oddělení firmy, je jejich přiřazování otázkou spíše jednorázového zadání, než flexibilních změn. Uživatelé se proto pro ukládání a sdílení uchylují k soukromým aplikacím typu Dropbox, Úschovna nebo Ulož.to, což představuje bezpečnostní riziko, protože není jasné, kde data skončí, na jak dlouho a kdo k nim bude mít přístup.

Komplexnější nástroje umožňují sofistikované nastavení uživatelských oprávnění a individuální nastavení prostředí, nicméně jejich konfigurace je opět relativně komplikovanou záležitostí. Je tudíž otázkou, zda je toto řešení pro potřeby dané firmy adekvátní.

Kombinaci jednoduchého nastavení a sofistikovaného řešení lze získat pomocí cloudového řešení Office 365, které kromě kompletní firemní komunikace zajišťuje samozřejmě možnosti sdílení uvnitř i vně firmy podle stanovených pravidel. Zaměstnanci získají jak osobní úložiště One Drive o více než dostačující kapacitě 1 TB , což je obdoba např. Dropboxu, tak firemní úložiště umožňující strukturované ukládání a sdílení informací a souborů napříč celou firmou nebo jejími odděleními.

Celé řešení je samozřejmě zabezpečeno v souladu s nejpřísnějšími trendy a veškerá data jsou pravidelně zálohována. Pro podporu práce z domova nebo z terénu je celý systém dostupný vzdáleně bez nutnosti složité konfigurace VPN.

V rámci Office 365 je nastavení přístupů pro uživatele otázkou vytvoření nového uživatele a jeho přiřazení do skupiny uživatelů. V případě, že zaměstnanec změní oddělení, přesune se jednoduše do jiné skupiny a veškerá práva se tak automaticky změní. A když zaměstnanec opustí firmu, jednoduchým zablokováním ztratí veškerá práva.

Vzhledem ke skutečnosti, že Office 365 je cloudová služba, odpadají nároky na pořízení hardware a jeho správu.

Všechny výhody Office 365 získáte za přiměřené předplatné 300 Kč za uživatele za měsíc.

Chcete se dozvědět víc o tom, jak může Office 365 pomoci vaší firmě?

Komentáře jsou uzavřeny.