Získejte kontrolu nad firemními soubory

Přístup zaměstnanců do firemních souborů je jednou ze základních potřeb, kterou by měla firemní IT infrastruktura poskytovat.

Přišli jsme na to jak společné úložiště vyřešit elegantně, funkčně i bezpečně. Navíc přehledně pro zaměstnance i pro firmu.

Jaká jsou úskalí společných firemních souborů?

• Ve firmách se stává, že existuje pouze jedna složka, do které mají přístup všichni zaměstnanci. (To nezní bezpečně, že?)

• Případně uživatelská pravidla (kdo má k čemu přístup) má pouze firemní IT, které neřeší změny v jednotlivých týmech flexibilně, ale pouze úkolově. Tedy udělí přístup zaměstnanci dle pokynů vedení a dál se o oprávnění nestará. V praxi tak stává, že zaměstnanec získá oprávnění k “novým” složkám, ale zůstává mu přístup k úložišti, kam by již vidět neměl.

• Někteří uživatelé se také z různých důvodů pro ukládání a sdílení uchylují k soukromým aplikacím typu Dropbox, Úschovna nebo Ulož.to, což představuje bezpečnostní riziko i začátek chaosu. Není totiž jasné, kde data končí, na jak dlouho a kdo k nim má přístup.

Sdílené úložiště?

Jedním ze způsobů, který se s oblibou ve firmách používá, je sdílený disk umístěný na firemním souborovém serveru.

Základním cílem sdíleného úložiště je poskytovat zaměstnancům přístup k souborům, které potřebují a naopak zamezit přístupu k souborům, které nepotřebují nebo nemají vidět.

Proč řešit jeden dílčí problém, když můžete najednou vyřešit všechny? Sdílení. Přehlednost. Interní komunikaci i bezpečnost.

Kombinaci jednoduchého nastavení a sofistikovaného řešení lze získat pomocí cloudového řešení. Například Office 365 kromě kompletní firemní komunikace zajišťuje možnosti sdílení uvnitř i vně firmy podle stanovených pravidel. Zaměstnanci získají jak osobní úložiště One Drive o více než dostačující kapacitě 1 TB, což je obdoba např. Dropboxu, tak firemní úložiště umožňující strukturované ukládání a sdílení informací a souborů napříč celou firmou nebo jejími odděleními.

Celé řešení je samozřejmě zabezpečeno v souladu s nejpřísnějšími trendy a veškerá data jsou pravidelně zálohovaná. Pro podporu práce z domova nebo z terénu je celý systém dostupný vzdáleně bez nutnosti složité konfigurace VPN.

V rámci Office 365 je nastavení přístupů pro nového uživatele otázkou vytvoření nového přístupu a přiřazení nového kolegy do příslušného oddělení. V případě, že zaměstnanec změní pozici, přesune se jednoduše do jiné skupiny a veškerá práva se automaticky změní. A když zaměstnanec opustí firmu, jednoduchým zablokováním ztratí veškerá práva.

Všechny výhody Office 365 získáte za přiměřené předplatné 300 Kč za uživatele za měsíc.

Slušné, že? Zajímá vás, co se všechno v balíčku Office 365 skrývá?

Uvažujete o pořízení balíčku O365? Nechte si poradit týmem DataClue s přechodem na nový systém a ušetřete si starosti, nervy i čas. Přečtěte si náš článek, s čím konkrétně vám pomůžeme.